Как проверить кадровый учет компании и найти ошибки до проверки

Кадровый учет лучше проверять не тогда, когда инспектор уже запросил документы, а заранее — как отдельную внутреннюю процедуру. Цель аудита не в том, чтобы собрать «идеальную папку», а в том, чтобы убедиться: фактические трудовые отношения совпадают с договорами, приказами, табелями, начислениями и данными в государственных системах.

Хорошая отправная точка — официальный проверочный лист по соблюдению трудового законодательства. Среди контролируемых вопросов есть наличие и корректность трудовых договоров, соответствие актов работодателя законодательству, рабочее время и отдых, отпуска и своевременность выплат. Поэтому внутреннюю проверку разумно строить в той же логике.

Сначала составьте реестр сотрудников

Начните не с папок, а со списка людей, которые фактически работают или работали в компании за проверяемый период. Для каждого сотрудника зафиксируйте дату приема, должность, срок трудового договора, текущую зарплату, график работы, отпуска, переводы и дату увольнения, если трудовые отношения прекращены.

Сопоставьте этот реестр с бухгалтерской базой, табелями и кадровыми документами. Уже здесь часто обнаруживаются сотрудники, которые числятся уволенными только в одной системе, переводы без дополнительного соглашения или изменения оклада, отраженные в зарплате, но отсутствующие в кадровых документах.

Проверьте трудовые договоры и ЕСУТД

По каждому действующему сотруднику проверьте наличие и содержание трудового договора: должность и трудовую функцию, место работы, срок, дату начала работы, режим труда и отдыха, условия оплаты и другие предусмотренные законодательством условия. Они должны соответствовать фактической работе сотрудника. Трудовой кодекс также устанавливает, что прием на работу оформляется актом работодателя на основании заключенного трудового договора.

Затем сведения нужно сверить с Единой системой учета трудовых договоров. Работодатель обязан отражать в ЕСУТД заключение и прекращение трудового договора, а также изменения и дополнения к нему. Согласно официальному разъяснению по работе с ЕСУТД, сведения о новом договоре вносятся не позднее пяти рабочих дней после подписания, изменения — не позднее 15 календарных дней, прекращение — не позднее трех рабочих дней.

Особенно важно проверить этот блок в 2026 году. С 12 марта 2026 года за невнесение или несвоевременное внесение информации в ЕСУТД, внесение неполных либо недостоверных сведений предусмотрена административная ответственность.

Сотрудника, например, повысили с менеджера до руководителя отдела, новый оклад уже начисляется, но дополнительное соглашение не оформлено, а в ЕСУТД осталась прежняя должность. Это не одна техническая неточность, а несколько несоответствий между фактическими условиями труда, документами и государственной системой.

Сверьте приказы и акты работодателя

Прием на работу оформляется актом работодателя на основании заключенного трудового договора. Другие кадровые события также должны подтверждаться соответствующими документами: перевод, изменение условий труда, отпуск, командировка, дисциплинарное взыскание, прекращение трудового договора.

Проверяйте не отдельные документы, а цепочку. Дата и основание в приказе должны совпадать с трудовым договором или дополнительным соглашением, табелем и расчетом зарплаты. Если законодательство или внутренний порядок требуют ознакомления работника с документом, должен быть подтвержден и этот факт.

Отдельно просмотрите правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и премировании, графики сменности и другие используемые акты. Риск возникает, когда локальный документ формально существует, но фактический режим работы или порядок выплат ему не соответствует. Трудовой кодекс относит к актам работодателя приказы, распоряжения, инструкции, правила, положения, графики сменности, отпусков и другие документы, регулирующие трудовые отношения.

Проверьте табели, графики и рабочее время

Табель учета рабочего времени напрямую связан с зарплатой, сверхурочной работой, работой в выходные и праздничные дни, ночными часами и отпусками.

Возьмите несколько месяцев выборочно и сопоставьте табель с графиками, приказами и начислениями. Если сотрудник по документам работает пятидневку, но регулярно выходит по субботам, а табель этого не отражает, нужно проверить порядок привлечения к работе и оплаты таких часов.

Кадровый участок и расчет зарплаты лучше проверять вместе: это снижает риск ситуации, когда кадровик оформил отпуск или изменение оклада, но бухгалтерия получила информацию с опозданием. При необходимости эти процессы можно передать на комплексное ведение расчета зарплаты и кадрового учета.

Проверьте отпуска

Сверьте график отпусков, заявления и приказы, фактические даты отсутствия и начисление отпускных. Особое внимание уделите сотрудникам с накопленными остатками отпусков и тем, кто фактически отдыхал, но в документах это отражено иначе.

Если неиспользованные дни копятся годами, проблема уже не в одном документе, а в организации процесса. Аудит должен показать, где требуется не только исправление бумаг, но и новый порядок планирования отпусков. Предоставление отпусков входит и в официальный проверочный лист государственного контроля.

Сопоставьте кадровые документы с зарплатой

Оклад, доплаты, премии, компенсации и удержания должны подтверждаться документами и соответствовать условиям трудового договора и актам работодателя. Проверьте выборочно сотрудников с фиксированным окладом, премиями, отпуском или больничным, а также тех, кому недавно меняли должность или зарплату.

Если в приказе указан оклад 400 000 тенге, в дополнительном соглашении — 450 000, а бухгалтерия начисляет 430 000, это несогласованность кадрового и зарплатного учета. Когда таких расхождений много, полезнее провести диагностику и оптимизацию бухгалтерских процессов, чем исправлять документы по одному.

Не пропускайте увольнения

В аудит стоит включить выборку уволенных сотрудников. Проверьте основание прекращения трудового договора, даты, приказ, окончательный расчет, компенсацию за неиспользованный отпуск и отражение прекращения договора в ЕСУТД.

Особое внимание требуется увольнениям по инициативе работодателя и дисциплинарным основаниям: здесь важна не только формулировка приказа, но и соблюдение всей процедуры. Ошибка в одном из этапов может стать существеннее, чем обычный недостаток в оформлении документа.

Разделите ошибки по уровню риска

Сначала устраняйте нарушения, которые затрагивают права работников или прямо контролируются инспекцией: отсутствие трудового договора, ошибки в ЕСУТД, проблемы с выплатой зарплаты, рабочим временем, отпусками и увольнениями.

Второй уровень — противоречия между документами: разные должности, оклады или даты в договоре, приказе, табеле и базе. Третий — организационные недочеты: неактуальные шаблоны, слабый контроль ознакомления и хаотичное хранение документов.

Так руководитель получает не длинный список замечаний, а карту рисков: что исправить немедленно, что требует восстановления истории, а что можно закрыть изменением внутренних процедур.

Как исправлять ошибки до проверки

Не стоит создавать задним числом видимость того, что нарушения не существовало. Сначала зафиксируйте фактическую ситуацию, определите, какой документ или действие отсутствует, и выберите корректный способ исправления: дополнительное соглашение, новый акт работодателя, корректировка сведений, перерасчет или изменение внутреннего регламента.

Удобно оформить результаты аудита таблицей: сотрудник, нарушение, нормативное требование, уровень риска, ответственное лицо, способ исправления и срок. Если проблем много, проверку можно объединить с переходом на бухгалтерский аутсорсинг для ТОО, чтобы после восстановления не возвращаться к тем же ошибкам.

При ошибках в ЕСУТД важно учитывать установленный порядок корректировки. Официальные правила предусматривают внесение и исправление сведений через государственные и интегрированные кадровые системы, а для отдельных видов ошибок установлены специальные сроки.

Как понять, что кадровый учет готов к проверке

Кадровый учет подготовлен не тогда, когда документы разложены по папкам, а когда между источниками нет противоречий. Должность, оклад, режим работы, отпуска и кадровые события должны одинаково отражаться в трудовом договоре, приказах, табеле, расчете зарплаты и ЕСУТД.

Завершите аудит контрольной выборкой нескольких действующих сотрудников «от приема до текущей даты» и нескольких уволенных — «от приема до окончательного расчета». Если вся цепочка документов быстро восстанавливается, а данные совпадают, риск случайно обнаружить проблему уже во время проверки заметно ниже.

Итог

Результат хорошей проверки — не папка с исправленными бумагами, а система, в которой кадровые события своевременно отражаются во всех связанных документах и базах. Сначала нужно сверить фактические трудовые отношения с документами и ЕСУТД, затем устранить рисковые нарушения и только после этого наводить порядок в форме и хранении.

Если компания не хочет поддерживать такой контроль вручную, регулярную сверку кадров, зарплаты и отчетности можно включить в бухгалтерское обслуживание малого бизнеса. Тогда подготовка к проверке становится не разовой реакцией на инспектора, а частью постоянного внутреннего контроля.