Какие кадровые документы нужно оформить при приеме первого сотрудника

Первый сотрудник меняет для ИП или ТОО не только расходы на зарплату. С момента появления трудовых отношений у работодателя возникает кадровый контур: нужно правильно оформить прием, определить режим работы, учитывать рабочее время, обеспечить охрану труда, защиту персональных данных и передать сведения о трудовом договоре в государственную систему. Поэтому первое трудоустройство лучше воспринимать не как оформление одного документа, а как настройку минимальной системы кадрового учета.

Сначала определите, действительно ли нужен трудовой договор

Если человек лично выполняет работу по определенной должности или профессии, подчиняется трудовому распорядку и получает заработную плату, отношения имеют признаки трудовых. Заменять трудовой договор договором оказания услуг только ради упрощения оформления рискованно: Трудовой кодекс прямо определяет признаки, отличающие трудовой договор от других видов договоров.

До оформления определите должность, трудовую функцию, место работы, режим рабочего времени, оплату и дату начала работы. Если сотрудник будет работать дистанционно, посменно, неполный день или с испытательным сроком, соответствующие условия также нужно корректно зафиксировать.

Какие документы нужно получить от сотрудника

Перечень документов для заключения трудового договора установлен статьей 32 Трудового кодекса Республики Казахстан. В обычной ситуации работодатель запрашивает документ, удостоверяющий личность, а при необходимости — документ об образовании или квалификации, подтверждение трудовой деятельности и документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования, если для конкретной работы такой осмотр обязателен.

Для отдельных сфер требования шире. Например, при работе с несовершеннолетними в образовании, спорте, медицине, культуре и социальных сферах применяются дополнительные требования к сведениям об уголовных правонарушениях. Поэтому пакет документов нужно определять по должности и характеру работы.

Работодателю не стоит запрашивать документы «на всякий случай»: Трудовой кодекс ограничивает перечень документов, которые можно требовать при трудоустройстве, если дополнительные требования прямо не предусмотрены законодательством.

Подготовьте правила трудового распорядка

С появлением первого работника работодателю нужно определить правила трудового распорядка. В них устанавливаются рабочее время и время отдыха, требования к трудовой дисциплине и другие вопросы организации труда. Статья 63 Трудового кодекса предусматривает, что такие правила утверждаются работодателем.

Для небольшой компании документ может быть компактным. Важно, чтобы из него было понятно, когда начинается и заканчивается рабочий день, какой установлен перерыв, какие дни являются выходными и как организован режим работы.

Если ТОО принимает офис-менеджера с графиком с 9:00 до 18:00, стоит сразу зафиксировать пятидневную рабочую неделю, перерыв и выходные. Тогда режим в трудовом договоре и правилах трудового распорядка не будет противоречить друг другу.

Заключите трудовой договор до допуска к работе

Основной документ при приеме — трудовой договор. Он заключается в письменной форме не менее чем в двух экземплярах, по одному для работника и работодателя. Допускается и электронная форма, удостоверенная электронной цифровой подписью.

В договоре указываются реквизиты сторон, трудовая функция, место выполнения работы, срок договора, дата начала работы, режим рабочего времени и отдыха, размер и условия оплаты труда, права и обязанности сторон и другие обязательные условия.

Распространенная ошибка малого бизнеса — сначала допустить человека к работе, а договор подписать через несколько дней. Правильная последовательность обратная: условия согласованы, договор подписан, после этого сотрудник приступает к работе. Верховный Суд РК также указывает, что допуск к работе осуществляется после заключения трудового договора.

Если кадровые документы оформляются впервые, полезно сразу выстроить единый комплект. Для ТОО можно организовать ведение кадрового учета под ключ, а для предпринимателя — использовать отдельный формат кадрового учета для ИП. Это снижает риск того, что договоры, приказы и расчет зарплаты будут вестись несогласованно.

Издайте акт работодателя о приеме

После заключения трудового договора прием оформляется актом работодателя. На практике это обычно приказ о приеме на работу. Статья 34 Трудового кодекса прямо устанавливает, что акт о приеме издается на основании заключенного трудового договора.

Приказ не заменяет трудовой договор и издается на его основании. Проверьте, чтобы должность, дата начала работы и условия оплаты в договоре, приказе и учетной системе совпадали: расхождения нередко приводят к ошибкам в зарплате и кадровом учете.

Внесите сведения о договоре в ЕСУТД

После подписания трудового договора сведения о нем необходимо передать в Единую систему учета трудовых договоров. Сделать это можно через HR Enbek либо через информационную систему, интегрированную с ЕСУТД. Официальный порядок и перечень передаваемых сведений опубликованы на государственном портале gov.kz.

Для нового договора сведения вносятся не позднее пяти рабочих дней со дня его подписания обеими сторонами. С 12 марта 2026 года за нарушение порядка внесения информации о трудовых договорах в ЕСУТД предусмотрена административная ответственность.

Регистрация в ЕСУТД не заменяет трудовой договор и приказ. Это отдельная обязанность работодателя, которую следует включить в чек-лист каждого приема.

Настройте учет рабочего времени и охрану труда

С первого рабочего дня работодатель обязан учитывать фактически отработанное время. Форму и порядок учета он определяет своим актом. Для малого бизнеса это может быть табель или другой регистр, из которого видны отработанные дни и часы, отпуска, командировки, работа в выходные и другие периоды.

Учет рабочего времени напрямую связан с расчетом зарплаты. Даже при фиксированном окладе начисления должны опираться на корректные кадровые данные. Поэтому удобно объединять расчет зарплаты и кадровый учет в одном процессе, чтобы отпуска, больничные и изменения графика сразу учитывались в начислениях.

Отдельный блок — безопасность и охрана труда. При приеме проводится вводный инструктаж, а в зависимости от характера работы применяются другие виды инструктажа, обучения и проверки знаний. Действующие правила предусматривают вводный инструктаж при приеме на работу независимо от образования и стажа работника, за исключением установленных категорий.

Если первый сотрудник — офисный менеджер, договором и приказом ограничиваться нельзя: нужно организовать учет рабочего времени и выполнить применимые требования по инструктажу. Для производственной должности дополнительно могут понадобиться медосмотры, обучение, допуски и другие документы по условиям труда.

Организуйте работу с персональными данными

После приема работодатель хранит удостоверяющие, контактные, зарплатные и другие персональные данные сотрудника. Их сбор, обработка, доступ и хранение должны соответствовать законодательству о персональных данных. Трудовой кодекс относит сбор, обработку и защиту персональных данных работника к обязанностям работодателя.

Практически это означает, что доступ к кадровым документам должен быть ограничен, а копии документов не следует собирать без понятной цели. Если для конкретной обработки требуется согласие работника, его нужно оформить надлежащим образом.

Сразу определите структуру хранения: трудовой договор и дополнительные соглашения, приказ о приеме, документы по рабочему времени, отпускам, зарплате и охране труда. При росте штата поддерживать уже настроенный порядок проще, чем восстанавливать хаотичный архив.

Что должно быть готово к первому рабочему дню

Минимальный рабочий чек-лист:

• проверен необходимый пакет документов кандидата;
• утверждены правила трудового распорядка и применимые локальные акты;
• подписан трудовой договор;
• издан приказ или другой акт о приеме;
• сотрудник ознакомлен с относящимися к его работе правилами;
• настроен учет рабочего времени;
• проведены необходимые мероприятия по охране труда;
• организована защита персональных данных;
• сведения о договоре переданы в ЕСУТД в установленный срок;
• кадровые данные переданы в расчет зарплаты и обязательных платежей.

Если бизнес только выстраивает административные процессы, кадровый участок полезно сразу связать с бухгалтерией. Бухгалтерское сопровождение малого бизнеса помогает синхронизировать прием сотрудника, начисление зарплаты, обязательные платежи и отчетность.

Итог

Прием первого сотрудника — это момент, когда у бизнеса появляется система трудовых обязанностей работодателя. Базовая последовательность такова: проверить документы кандидата, подготовить внутренние правила, заключить трудовой договор до начала работы, оформить приказ, внести сведения в ЕСУТД, настроить учет рабочего времени, охрану труда и хранение кадровых данных.

Главный принцип — не собирать максимальное количество бумаг, а оформить именно те документы и процедуры, которые нужны для конкретного работника и деятельности компании. Если порядок выстроен с первого найма, дальнейшее расширение штата проходит проще и с меньшим риском кадровых и расчетных ошибок.